Dubbel in rekening gebrachte kosten

Ondanks dat budgethouders de facturen controleren en de kosten vergelijken met hun budget, komt het dubbel in rekening brengen van kosten regelmatig voor. Het betalen van dubbel in rekening gebrachte kosten wordt meestal veroorzaakt door:

  • Verplicht vermelden inkoopordernummer op factuur: factuur zonder inkooporder wordt ingeboekt, later (vaak op verzoek) wordt er ook een factuur met inkoopordernummer gestuurd.
  • Factuur was verstuurd op verkeerd factureerpapier: factuur wordt op verschillend factureerpapier gefactureerd. Beide worden betaald.
  • Originele factuur en proforma factuur: Leverancier stuurt op verzoek eerst een proforma factuur, later wordt er, soms met een ander bedrag, de juiste factuur gestuurd.
  • Een ZZP’er of uitzendbureau: factureerde eerst de gewerkte uren van bijvoorbeeld week 9-10-11 en daarna 11-12-13. Hierdoor factureerde het bureau week 11 twee keer.
  • Het niet hebben van een inkoopordersysteem, of toetsing via een "three way match" *

Double Paid analyseert de meegeven boekingsomschrijving op allerlei aspecten. Door bestanden te koppelen en geavanceerde geautomatiseerde-  en visuele controles komen bovenstaande aspecten als “bevinding” vaak naar voren.

* Uit onderzoek van adviesorganisatie Accenture blijkt echter dat veel organisaties niet of nauwelijks met een (geautomatiseerd) inkooporder systeem werken en dat de organisaties die dit wel doen slechts een deel van de inkoop via een inkooporder afstemmen. Het onderzoek toont aan dat 80% van de organisaties een “two way match” (match tussen inkooporder en factuur) en 65% van de ondervraagde organisaties een “three way match” toepast. Slechts in 50% van de situaties was deze match geautomatiseerd.

Onze controle, uw resultaat

Wat een onderzoek van Double Paid betekent voor u

  • Verbetering liquiditeit.
  • Mogelijk herstel imagoschade.
  • Kwaliteitsmetingen administratie.
  • Rapportage ter opschoning van uw leveranciersbestand.

Een team van specialisten staat voor u klaar

  • Maximaal resultaat.
  • Minimale tijdsinspanning van uw organisatie.
  • Persoonlijke benadering.
  • No Nonsense en oprechte betrokkenheid.
ISO
Double Paid
Double Paid B.V.
Schoffel 67
1648 GG De Goorn
Tel: 0229 87 0140
Fax: 0229 87 0145
info@doublepaid.nl